信息的發展現狀驅使各單位必須實行辦公自動化：

信息的膨脹：隨著企業規模擴大和與外界交流的增長，大多數企業所處理的信息量正在迅速膨脹，平均每12－18個月就會擴展一倍，這種幾何級數的增長速度的確使得很多人員感到無所適從，而市場競爭的殘酷性卻要求企業對信息的處理更快捷。

信息的孤島：隨著企業采用各種相互獨立的網絡系統、應用系統，在部分提高了效率的同時，這些系統的相互獨立性也為企業的整體管理設置了障礙，它們缺乏一個統一的界面，沒有相互連接的信息渠道，數據通常都被封存在企業的不同數據庫、主機、文件服務器上，只有少數有特許訪問權的用戶能看到這些數據，各部門信息不統一，很多是重復數據。

信息的非結構化：對大多數企業來說，結構化數據只占到企業全部信息與知識的10%左右，其他的90%都是數據庫難以存取到的非結構化數據。而對于企業決策者來說，往往一個備忘錄、一封郵件等這些"死角"里會隱藏了非常重要的信息資源。

信息的安全性：數據是企業的血脈，信息對企業起著舉足輕重的作用，如果信息被丟失或者被竊取將造成災難性后果。企業數據零散存放，不便于集中管理，造成信息的安全性受到嚴峻的考驗。
信息的非個性化：董事會、企業領導、企業員工、客戶、供應商、合作伙伴等等，這些都是企業信息的提供者和需求者，因他們在企業中擔任的角色不一樣，其所關注的角度和重點也是不一樣的，這種"個性化"體現在各個方面，如：內容（一般的知曉/情報）、頻率（例外/定期/持續）、結構（同類文件/各種來源的文件）、安全（加密/公開）、存�。▊�人/團隊/公司）、集成（內部/集成/外部）等等。而現在的企業信息化系統往往是"千人一面"，只實現了"如果你肯找，最終反正能找到"的這樣一種被動式、大眾化的信息提供方式，而沒有實現個性化的信息存取。

信息利用不高：信息來源還是傾向于傳統方式，運作模式猶如"大海撈針"般的盲目；沒有系統化、完整化、智能化地利用好信息和再次利用信息；沒有真正將信息完全整合并儲存起來，而是散亂不堪；無法將信息進行跟蹤保護和掌握運用

落后的信息化管理水平帶來的結果：管理落后、整體效率低下、工作運轉不暢、信息流通不暢、應變力差、組織空洞、缺乏協同作戰能力

以網絡為核心的辦公自動化軟件正好可以解決上述問題